Quản trị chi phí (cost management) là quá trình quản lý và kiểm soát các nguồn lực tài chính của một tổ chức để đảm bảo rằng chi phí được sử dụng hiệu quả và có thể đạt được mục tiêu kinh doanh. Tìm hiểu chi tiết hơn ở bài viết sau của Phân tích báo cáo tài chính.
1. Quản trị chi phí là gì?
Quản trị chi phí là quá trình quản lý và kiểm soát các khoản chi phí trong một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Bao gồm việc thu thập, phân tích và theo dõi thông tin về các khoản chi tiêu để đảm bảo rằng nguồn lực tài chính được sử dụng hiệu quả nhằm đạt được mục tiêu kinh doanh.
Quản trị chi phí có vai trò quan trọng trong việc đưa ra các quyết định liên quan đến ngân sách, giá cả sản phẩm/dịch vụ, lựa chọn nhà cung cấp và tối ưu hóa hiệu suất hoạt động. Quản trị giúp tổ chức xác định và ưu tiên các khoản chi tiêu cần thiết, loại bỏ hoặc giảm thiểu những khoản chi không cần thiết, từ đó tăng khả năng sinh lời và sự cạnh tranh của doanh nghiệp.
Các công cụ và kỹ thuật trong quản trị chi phí bao gồm: xây dựng ngân sách, theo dõi biểu đồ P&L (lợi nhuận & lỗ), phân tích biên lợi nhuận, áp dụng kỹ thuật ABC (Activity-Based Costing), quản lý chuỗi cung ứng và đánh giá hiệu suất tài chính.
2. Một số phương pháp quản trị chi phí hiện đại trong kế toán
2.1. Phương pháp kế toán chi phí theo hoạt động (Activity Based Costing)
Activity Based Costing (ABC) là một phương pháp tính toán chi phí dựa trên hoạt động. Nó được sử dụng để phân bổ chi phí cho các sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình sản xuất dựa trên mức độ tiêu thụ các hoạt động liên quan.
Trong ABC, các hoạt động được xác định và gán cho các nhóm tương ứng. Sau đó, chi phí của từng nhóm hoạt động được tính toán và sau cùng được chuyển sang sản phẩm, dịch vụ hoặc quy trình tạo ra nhu cầu cho từng loại hoạt động.
Phương pháp này khác biệt so với hệ thống tính giá truyền thống như hệ thống tính giá theo nguyên liệu tiêu hao hay lao động tiêu hao. ABC tập trung vào việc xác định rõ ràng mối quan hệ giữa các hoạt động và chi phí để có cái nhìn tổng thể về hiệu suất và hiệu quả của từng loại công việc.
ABC có nhiều ứng dụng trong kế toán quản lý và điều chỉnh chiến lược kinh doanh. Phương pháp này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về cấu thành của chi phí và tìm ra các cách để cải thiện quy trình sản xuất, tăng cường hiệu suất và giảm thiểu lãng phí.
2.2. Phương pháp kế toán chi phí mục tiêu (Target costing)
Phương pháp kế toán chi phí mục tiêu (Target costing) là một phương pháp quản lý chi phí được sử dụng trong quá trình thiết kế và phát triển sản phẩm mới. Mục tiêu của Target costing là xác định giá thành mục tiêu cho sản phẩm dựa trên giá trị mong muốn của khách hàng và các yếu tố cạnh tranh trên thị trường.
Quy trình Target costing bao gồm các bước sau:
– Xác định giá trị mong muốn của khách hàng: Điều này liên quan đến việc nghiên cứu và hiểu rõ nhu cầu, mong muốn của khách hàng với sản phẩm. Các yếu tố như chất lượng, tính năng, hiệu suất và giá cả được xem xét để xác định giá trị mong muốn.
– Xác định giá thành mục tiêu: Dựa vào giá trị mong muốn của khách hàng, công ty sẽ xác định mức chi phí tối đa có thể chấp nhận được để sản xuất và bán sản phẩm với lợi nhuận hợp lý.
– Phân tích chi phí: Qua việc điều tra, thu thập thông tin về các yếu tố liên quan đến chi phí (vật liệu, lao động, quá trình sản xuất, vận chuyển, tiếp thị, …) và phân tích chi phí của từng yếu tố này.
– Thiết kế giá thành: Dựa vào thông tin về chi phí và giá trị mong muốn của khách hàng, công ty sẽ thiết kế sản phẩm sao cho đạt được mức giá thành mục tiêu đã xác định.
– Quản lý chi phí: Trong quá trình sản xuất và tiếp thị, công ty sẽ theo dõi và kiểm soát các khoản chi phí để đảm bảo rằng giá thành cuối cùng không vượt quá mức giới hạn đã đặt ra.
Phương pháp Target costing có lợi ích là tập trung vào nhu cầu của khách hàng và tạo ra sản phẩm có giá cả hợp lý trong khi vẫn đảm bảo lợi nhuận cho công ty. Phương pháp này cũng khuyến khích sự hợp tác giữa các bộ phận trong công ty để tìm kiếm các biện pháp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất.
2.3. Phương pháp chi phí theo hướng cải tiến liên tục (Kaizen costing)
Phương pháp chi phí theo hướng cải tiến liên tục (Kaizen costing) là một phương pháp quản lý chi phí được sử dụng để tối ưu hóa hiệu suất và giảm thiểu lãng phí trong quá trình sản xuất. Phương pháp này tập trung vào việc liên tục cải tiến các hoạt động và quy trình sản xuất để đạt được sự hiệu quả cao nhất về mặt kinh tế.
Các nguyên tắc chính của Kaizen costing bao gồm:
– Tập trung vào giảm thiểu lãng phí: Phương pháp này khuyến khích việc loại bỏ các hoạt động không cần thiết, giảm thời gian chờ đợi, và tăng cường sự linh hoạt trong sản xuất để giảm thiểu lãng phí.
– Đánh giá chi tiết từng công đoạn: Kaizen costing yêu cầu kiểm tra kỹ lưỡng từng công đoạn của quy trình sản xuất để xác định các vấn đề có thể được cải tiến. Bằng việc xem xét chi tiết từ mỗi công đoạn, người quản lý có thể áp dụng biện pháp nhằm nâng cao hiệu suất và giảm thiểu chi phí.
– Sự tham gia của tất cả nhân viên: Kaizen costing khuyến khích sự tham gia của tất cả các nhân viên trong quá trình cải tiến. Điều này đòi hỏi mọi người đóng góp ý kiến và ý tưởng để nâng cao quy trình sản xuất và giảm thiểu lãng phí.
– Liên tục cải tiến: Phương pháp này không chỉ là một dự án riêng lẻ, mà là một quá trình liên tục được triển khai trong toàn bộ doanh nghiệp. Các biện pháp cải tiến được thực hiện theo từng giai đoạn và được theo dõi để đạt được sự liên tục và bền vững.
Kaizen costing có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm giảm chi phí sản xuất, tăng hiệu suất lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm và tăng tính cạnh tranh của công ty trên thị trường.
2.4. Phương pháp kế toán quản trị chi phí định mức
Phương pháp kế toán quản trị chi phí định mức là một phương pháp tính toán và ghi nhận chi phí dựa trên việc xác định các đơn vị hoặc yếu tố sản xuất cố định (được gọi là “định mức”) và sau đó phân bổ chi phí cho từng đơn vị hoặc yếu tố này.
Cách thức áp dụng của phương pháp này bao gồm các bước sau:
– Xác định các yếu tố sản xuất cố định: Đây có thể là máy móc, thiết bị, lao động, nguyên liệu hoặc công nghệ.
– Xác lập giá trị cho từng yếu tố: Đây là quá trình xác định giá trị của từng yếu tố sản xuất cố định trong quá trình sản xuất.
– Xác lập số lượng hoặc khối lượng sử dụng của từng yếu tố: Đây là việc xác định số lượng hay khối lượng sử dụng của từng yếu tố trong quá trình sản xuất.
– Tính toán tổn thất và hiệu suất sử dụng: Dựa vào thông tin về số liệu tiêu hao và hiệu suất sử dụng, ta có thể tích hợp thông tin này vào quá trình tính toán chi phí.
– Phân bổ chi phí: Dựa trên các thông tin đã thu thập được, ta có thể phân bổ chi phí cho từng đơn vị hoặc yếu tố sản xuất cố định.
Phương pháp kế toán quản trị chi phí định mức giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng hơn về việc sử dụng và tiêu thụ các yếu tố sản xuất cố định trong quá trình sản xuất. Nó cung cấp thông tin hữu ích để quản lý và ra quyết định về việc tối ưu hóa sử dụng nguồn lực và giảm thiểu lãng phí.
>>>Xem thêm: Review Khóa Học Phân Tích Báo Cáo Tài Chính Doanh Nghiệp Online Tốt Nhất
3. Cách kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
Tại sao phải kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp?
Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công và bền vững của doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do vì sao kiểm soát chi phí là cần thiết:
– Tăng tính cạnh tranh: Kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp tạo ra sản phẩm hoặc dịch vụ có giá cạnh tranh hơn trên thị trường. Khi giá thành sản phẩm được điều chỉnh hợp lý, doanh nghiệp có thể thu hút khách hàng mới và duy trì khách hàng hiện tại.
– Tối ưu hóa lợi nhuận: Bằng cách kiểm soát chi phí, doanh nghiệp có thể tăng lợi nhuận bằng việc giảm các khoản chi không cần thiết hoặc không hiệu quả. Điều này cho phép công ty sử dụng nguồn lực một cách thông minh và tối ưu để đạt được kết quả kinh doanh tốt nhất.
– Đẩy mạnh sự phát triển: Kiểm soát chi phí cho phép công ty tiết kiệm tiền để tái đầu tư vào các hoạt động mới, mở rộng kinh doanh hoặc đưa ra các sản phẩm và dịch vụ mới. Điều này giúp doanh nghiệp phát triển và mở rộng quy mô hoạt động của mình.
– Ứng phó với biến đổi thị trường: Thị trường kinh doanh luôn thay đổi, và kiểm soát chi phí giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong việc thích ứng với những biến đổi này. Khi có khả năng điều chỉnh chi phí, công ty có thể tăng cường sự linh hoạt trong việc điều chỉnh giá cả, sản phẩm hoặc dịch vụ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
– Tạo sự bền vững: Kiểm soát chi phí là yếu tố quan trọng để duy trì sự bền vững của doanh nghiệp trong dài hạn. Bằng cách tiết kiệm tiền và quản lý nguồn lực hiệu quả, công ty có thể tồn tại và phát triển qua các giai đoạn khó khăn hay suy thoái kinh tế.
Sau đây là một số cách kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp
3.1. Lập định mức chi phí
Để bắt đầu quản lý chi phí, doanh nghiệp cần lập định mức chi phí dựa trên các tiêu chuẩn liên quan đến từng trường hợp cụ thể. Điều này yêu cầu phải phân tích hoạt động của doanh nghiệp và nghiên cứu dữ liệu trước đó để so sánh giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty. Việc này giúp doanh nghiệp có căn cứ để đưa ra quyết định và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả.
3.2. Xác định chi phí thực tế
Để xác định chính xác chi phí thực tế, doanh nghiệp cần phải thu thập thông tin từ nhiều phòng ban khác nhau. Phòng kế toán không thể làm việc độc lập trong việc này. Các khoản chi phí phải được phân loại rõ ràng và phân bổ cho từng loại chi phí cụ thể. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích biến động giá cả trên thị trường và so sánh với định mức đã thiết lập để xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế và định mức. Đồng thời, việc khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động cũng là một yếu tố quan trọng trong việc kiểm soát chi phí.
Sau khi xác định được nguyên nhân biến động chi phí, doanh nghiệp cần phải kiểm soát chi phí của từng bộ phận và nhân viên. Chủ doanh nghiệp cần phải thường xuyên đánh giá, phân tích các báo cáo chi phí và đưa ra cách ứng xử thích hợp với nhân viên trong việc kiểm soát chi phí. Đồng thời, các chế độ thưởng phạt hợp lý cũng cần được đưa ra để thúc đẩy ý thức tiết kiệm chi phí của nhân viên.
3.3. Xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí
Làm thế nào để đội ngũ nhân viên hiểu được tầm quan trọng của việc giảm chi phí và có ý thức trong việc kiểm soát chi phí? Các phương pháp có thể áp dụng như khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí, tổ chức các buổi trao đổi với nhân viên để nâng cao nhận thức của họ về việc quản lý chi phí trong doanh nghiệp.
3.4. Tham gia và trao đổi
Cách tham gia và trao đổi với nhân viên về chi phí rất quan trọng nếu bạn muốn họ tham gia vào việc kiểm soát chi phí. Thay vì cung cấp thông tin dưới dạng báo cáo tài chính khó hiểu, bạn nên cung cấp thông tin về chi phí bằng những từ ngữ thích hợp dễ hiểu, ngay tại nơi phát sinh chi phí và ngay khi chi phí sắp phát sinh. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả, bạn nên thường xuyên thay đổi và làm mới các thông báo để tránh tình trạng quá quen thuộc.
3.5. Khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí
Dù nhân viên không phải là nguyên nhân gây ra chi phí, tuy nhiên họ lại có vai trò quan trọng trong việc tạo ra chi phí. Do đó, cần khuyến khích nhân viên tham gia quản lý chi phí. Một nguyên tắc trong quản lý đó là “tham gia là bị ràng buộc”, tức là khuyến khích nhân viên tham gia để tạo sự ràng buộc giữa các nhân viên và việc kiểm soát, quản lý chi phí của công ty.
Để khuyến khích nhân viên tham gia, cần tạo ra môi trường trao đổi thông tin về chi phí. Thông tin này có thể nằm ở bản thân họ, bộ phận làm việc của họ hoặc ở các bộ phận khác. Việc trao đổi thông tin như vậy sẽ tạo ra sự tự giám sát và giám sát lẫn nhau giữa các nhân viên.
Ngoài ra, cần khuyến khích nhân viên đưa ra các đề xuất, sáng kiến giảm chi phí. Những đề xuất này có thể được tạo ra từ sự sáng tạo của nhân viên và cần được tôn trọng và khuyến khích bởi các nhà quản lý. Cần có chế độ khen thưởng thích hợp cho những đề xuất hiệu quả và cả những đề xuất không hiệu quả cũng cần được đánh giá và có phản hồi để nhân viên thấy được ý kiến của mình được quan tâm và tôn trọng.
Hy vọng với những thông tin chia sẻ trên đây của Phân tích báo cáo tài chính đã giúp các bạn hiểu rõ hơn về quản trị chi phí của doanh nghiệp.
Xem thêm:
- Hiệu Suất Sử Dụng Vốn Là Gì? Phân Tích Hiệu Suất Sử Dụng Vốn
- Vốn Hóa Là Gì? Cách Tính Giá Trị Vốn Hóa Thị Trường
- Lãi Gộp Là Gì? Công Thức Và Cách Tính Lãi Gộp
- Huy Động Vốn Là Gì? Các Hình Thức Huy Động Vốn Của Doanh Nghiệp
- Đòn Bẩy Tài Chính Là Gì? Ý Nghĩa Của Hệ Số Đòn Bẩy Tài Chính